1. Définitions
Entreprise : Société anonyme de droit luxembourgeois IF Payroll & HR établie et ayant son siège social à L-2529 Howald, 45, rue des Scillas.
Service « Mypay.lu »: Mise à disposition aux salariés du Client d’un Compte Utilisateur gratuit qui leur permet de consulter par voie électronique les documents sociaux en relation avec leur contrat au sens du Code du travail luxembourgeois.
Client : Employeur, personne physique ou morale ayant souscrit au Service « Mypay.lu ».
Utilisateur : Salarié, personne physique liée par un contrat au sens du Code du travail luxembourgeois au Client.
Compte Utilisateur : Boîte électronique « Mypay.lu » qui permet à l’Entreprise de mettre à disposition à l’Utilisateur les documents sociaux en relation avec son contrat au sens du Code du travail luxembourgeois et qui permet à l’Utilisateur de les consulter par voie électronique.
2. Objet
2.1. Les présentes Conditions Générales ont pour objet de définir les modalités de mise à disposition du Service « Mypay.lu », ci-dessus défini au point 1, et les conditions d'utilisation du Service par l'Utilisateur.
2.2. Tout accès et/ou utilisation du Service suppose l'acceptation et le respect de l'ensemble des termes des présentes Conditions Générales et leur acceptation inconditionnelle. Elles constituent donc un contrat entre l’Entreprise et l'Utilisateur.
3. Accès et identification au compte utilisateur
3.1. L’accès au service se fait par l’identification via un nom d’utilisateur et un mot de passe personnel et confidentiel.
3.2. L’Utilisateur s’engage à conserver secret son nom d’utilisateur et son mot de passe et à ne pas le divulguer à de tierces personnes. Tout usage du nom d’utilisateur et du mot de passe se fait sous l’entière responsabilité de l’Utilisateur.
Recommandation : l’usage d’une adresse électronique privée est fortement recommandé.
4. Transmission et utilisation des données mises à disposition via le Compte Utilisateur
4.1. En acceptant les présentes Conditions générales, l’Utilisateur accepte que la transmission des documents sociaux en relation avec son contrat au sens du Code du travail luxembourgeois se fasse exclusivement électroniquement via le Compte Utilisateur.
4.2. Aucune version papier des documents sociaux en relation avec le contrat au sens du Code du travail luxembourgeois ne sera envoyée par voie postale.
4.3. L’Utilisateur est seul responsable de la sauvegarde et de l’impression de ses documents de salaires.
4.4. L’utilisation des documents sociaux en relation avec le contrat au sens du Code du travail luxembourgeois se fait sous la seule et unique responsabilité de l’Utilisateur.
4.5. L’Entreprise ne garantit pas l’exactitude des documents sociaux en relation avec le contrat au sens du Code du travail luxembourgeois. L’Entreprise ne saurait être tenue responsable d’une éventuelle erreur contenue dans les documents sociaux en relation avec le contrat au sens du Code du travail luxembourgeois.
4.6. L’Entreprise ne saurait être tenue responsable du non-paiement du salaire.
4.7. L’Utilisateur s’engage à ne pas télécharger des fichiers contenant des virus ou plus généralement tout programme ayant comme conséquence d’interrompre, de détruire ou de limiter la fonctionnalité du Compte Utilisateur.
5. Protection des données personnelles
5.1. L’Entreprise est engagée dans la protection de la vie privée et le respect de la législation en matière de protection des données personnelles (en particulier le Règlement général sur la protection des données UE 2016/679 dit « RGPD »).
5.2. L’Entreprise collecte et traite les données personnelles de l’Utilisateur dans le cadre de la fourniture du Service « MyPay ».
5.3. Catégories de données personnelles:
• L’Entreprise traite des données personnelles de l’Utilisateur qui lui sont communiquées par le Client à des fins de gestion et d’administration de la paie et de fourniture du Service « MyPay » (nom, prénom, adresse électronique, matricule national, données nécessaires à l’édition des fiches de salaires et certificats de rémunération),
• L’Entreprise traite certaines informations techniques comme l’adresse IP, les données de connexion, le type et les préférences du navigateur (langue du navigateur) de l’Utilisateur, le système d’opération et le type de terminal (ordinateur, mobile, tablette), ainsi que des cookies (cookie XSRF).
5.4. Finalités et légitimité du traitement. Les données que l’Entreprise collecte sont nécessaires :
• S’agissant des informations nécessaires à la fourniture du Service « MyPay » : l’activation du Compte Utilisateur, la mise à disposition des décomptes de salaires et des certificats de rémunération à l’Utilisateur sous une forme dématérialisée (traitement nécessaire à l’exécution des obligations contractuelles de l’Entreprise).
• S’agissant des données techniques que l’Entreprise collecte lorsque l’Utilisateur utilise le Service « MyPay » : pour assurer l’accès technique au Service « MyPay » et la sécurité de l’authentification de l’Utilisateur (traitement nécessaire à l’exécution des obligations contractuelles de l’Entreprise et pour la poursuite de son intérêt légitime).
5.5. Destinataires des données personnelles des Utilisateurs. Les données personnelles de l’Utilisateur ne sont accessibles qu’aux employés de l’Entreprise qui sont tenus d’en respecter la confidentialité et la sécurité, dans la mesure où cela est nécessaire pour la fourniture du Service « MyPay ». Au-delà de cela, l’Entreprise ne transférera ni ne divulguera à un tiers les données personnelles de l’Utilisateur en dehors des fournisseurs de l’Entreprise qui l’aident à maintenir et à opérer le Service « MyPay » (et sont tenus à une obligation de sécurité et de confidentialité comme requis par la loi).
5.6. Transfert des données personnelles des Utilisateurs. Aucun transfert des données personnelles de l’Utilisateur n’a lieu en dehors de l’Union européenne.
5.7. Conservation des données personnelles des Utilisateurs. Les données personnelles de l’Utilisateur sont conservées :
• S’agissant des informations nécessaires à la fourniture du Service « MyPay » : chaque document social en relation avec le contrat de travail de l’Utilisateur (au sens du Code du travail luxembourgeois) est disponible dans le Compte Utilisateur pendant une durée de 5 ans à compter de la mise à disposition du document en relation avec son contrat de travail via le Compte Utilisateur.
• S’agissant des données techniques que l’Entreprise traite à l’occasion de la fourniture du Service « MyPay » : suppression instantanée après l’authentification des utilisateurs.
5.8. Les droits de l’Utilisateur concernant le traitement de leurs données personnelles. Conformément à la législation applicable en matière de protection des données, l’Utilisateur bénéficie des droits suivants:
• d’un droit d’accès à ses données personnelles: l’Utilisateur note que l’Entreprise traite une grande quantité de données, dans ces conditions et conformément à la loi, elle pourra lui demander de préciser, avant toute fourniture de données, sur quelles données ou quelles opérations de traitement sa demande porte;
• du droit de rectifier ses données personnelles,
et, dans les cas limitatifs et selon les conditions fixées par la loi (auquel cas l’Entreprise vérifiera au préalable que ces conditions sont remplies):
- le droit d’effacement de leurs données à caractère personnel;
- le droit de demander la limitation du traitement ;
- le droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel pour des usages de prospection ou pour tout autre motif légitime; et
- dans la mesure où cela est techniquement possible, le droit de demander la portabilité des données que l’Utilisateur a fournies à l’Entreprise en vue de les communiquer à un autre responsable du traitement.
Enfin, l’Utilisateur dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) concernant le traitement de ses données à caractère personnel.
Pour toute demande d’information concernant le traitement de ses données personnelles par l’Entreprise ou si l’Utilisateur souhaite exercer ses droits, l’Utilisateur peut contacter la Team Data Protection par e-mail à ; dataprotection@ifpayroll.lu ou par courrier à l’adresse suivante:
IF PAYROLL & HR
Data Protection Team
45, rue des Scillas
L-2529 HOWALD
5.9. Sécurité des données personnelles de l’Utilisateur. L’Entreprise met en place des mesures de sécurité appropriées, de manière à protéger les données personnelles des Utilisateurs contre le risque d’accès non autorisé, de perte, d’utilisation frauduleuse, de divulgation, d’altération ou de destruction.
6. Responsabilité de l'entreprise
6.1. L’Entreprise ne garantit pas la disponibilité de manière ininterrompue du Compte Utilisateur.
6.2. L’Entreprise ne saurait être tenue responsable d’un quelconque dommage résultant d’une panne ou d’une interruption, en cas de travaux de maintenance ou de surcharge du système par exemple.
6.3. L’Entreprise ne saurait être tenue responsable d’une quelconque faille du Compte Utilisateur due à un mauvais traitement ou fonctionnement de l’outil informatique à partir duquel il est accédé au Compte Utilisateur.
6.4. L’Entreprise décline toute responsabilité en cas de non-réception des documents sociaux en relation avec le contrat au sens du Code du travail luxembourgeois.
6.5. L’Entreprise ne peut être tenu responsable de la perte éventuelle d’un fichier électronique.
7. Blocage de l'accès au compte utilisateur
7.1. La clause sub. 5.7. cesse de s’appliquer au terme de la prestation du Service « MyPay » au Client ou en cas de rupture du contrat de travail existant entre l’Utilisateur et le Client.
7.2. En pareille hypothèse, l’accès au Compte Utilisateur sera limité à une durée de six (6) mois à compter du terme de la prestation du Service « MyPay » par l’Entreprise ou à partir de la fin de la relation de travail entre l’Utilisateur et le Client.
7.3. Passé le délai de six (6) mois, l’accès au Compte Utilisateur sera bloqué.
7.4. En cas de rupture du contrat de travail entre l’Utilisateur et le Client et en cas d’usage de l’adresse électronique professionnelle pour accéder au Compte Utilisateur, l’Utilisateur s’engage à communiquer, avant sa sortie définitive, son adresse électronique privée aux Responsables RH du Client.
7.5. L’Entreprise se réserve le droit de bloquer de plein droit et de tout temps l’accès au Compte Utilisateur, lorsque l’Utilisateur en fait un usage contraire aux bonnes mœurs, à l’ordre public ou aux présentes Conditions Générales.
7.6. L’Utilisateur ne peut prétendre à une quelconque indemnité de ce fait.
8. Modification des conditions générales
8.1. Les Conditions Générales peuvent à tout moment faire l’objet de modifications.
8.2. L’Entreprise informe l’Utilisateur de l’existence des nouvelles conditions générales.
8.3. Leur entrée en vigueur ne peut intervenir qu’un (1) mois après leur notification.
8.4. L’Utilisateur pourra, moyennant l’envoi d’un courrier recommandé avec avis de réception à l’Entreprise dans les trente (30) jours suivant la notification des modifications, résilier avec effet immédiat et sans frais le contrat existant entre l’Entreprise et l’Utilisateur.
L’Utilisateur ne peut prétendre à une quelconque indemnité de ce fait.
8.5. Passé ce délai de trente (30) jours, la modification susvisée sera considérée comme étant acceptée par l’Utilisateur.
9. Clause de disjonction
9.1. L’éventuelle nullité d’une des clauses des présentes Conditions Générales n’affectera pas la validité des autres clauses des présentes Conditions Générales.
10. Droit applicable et règlement des litiges
10.1. Les présentes Conditions Générales sont soumises au droit luxembourgeois.
10.2. Seuls les tribunaux de la Ville de Luxembourg sont compétents pour connaître de tout litige qui en découlerait.
11. Acceptation des présentes conditions générales
11.1. En appuyant sur le bouton « J’accepte » lors de la première utilisation du Compte Utilisateur, les présentes Conditions Générales sont considérées comme acceptées par l’Utilisateur.
Mise à jour 17 décembre 2018